Nếu bạn muốn email của mình luôn được đọc đầu tiên và hữu ích đối với người nhận
Hãy áp dụng những quy tắc sau:
Tiêu đề đúng chủ đề
Tiêu đề của một bài báo luôn
có 2 chức năng: thu hút sự chú ý của độc giả và cho họ biết nội dung
chính của bài báo là gì để họ xem có nên đọc tiếp không. Tiêu đề của
e-mail cũng như vậy. Vì thế, hãy đặt tiêu đề e-mail ngắn gọn nhưng cần
chọn lựa kỹ càng ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác
của e-mail. Nếu e-mail bạn gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như các báo
cáo hàng tuần về một dự án, bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu
đề e-mail.
Không ai muốn nhận phải thư rác; vì vậy, nếu bạn đặt tiêu đề e-mail
phù hợp thì cơ hội để người nhận đọc e-mail của bạn sẽ cao hơn, nếu
không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra.
Bạn cũng đừng bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail nhé! Việc này cũng kỳ dị giống như bạn đăng một bài báo mà không có tên.
Một chủ đề, một e-mail
Nếu bạn muốn trình bày
nhiều vấn đề với ai đó, hãy viết e-mail riêng cho từng chủ đề. Khi đó,
người nhận sẽ dễ dàng sắp xếp để trả lời tất cả e-mail của bạn. Vì một
số vấn đề họ có thể trả lời ngay một cách ngắn gọn, nhưng một số khác họ
cần nhiều thời gian hơn để nghiên cứu. Việc viết những e-mail riêng rẽ
cũng giúp bạn nhận được những câu trả lời rõ ràng hơn.
Cũng giống như thư tín thương mại truyền thống, nội dung e-mail nên
cô đọng và rõ ràng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và liên quan trực
tiếp đến điều muốn nói, nêu rõ lý do viết e-mail trong đoạn đầu tiên.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản hồi
Hãy cho
người nhận e-mail biết bạn muốn họ trả lời bạn theo cách nào, chẳng hạn
qua điện thoại hay gặp trực tiếp. Bạn nhớ ghi thông tin liên lạc, bao
gồm tên, chức vụ và số điện thoại trong e-mail (kể cả e-mail nội bộ).
Bạn càng tạo điều kiện thuận lợi để người nhận e-mail hồi đáp, xác suất
họ làm thế càng cao hơn.
Hãy là người dùng e-mail chuyên nghiệp!
Nếu bạn thường liên lạc qua e-mail, bạn nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên.
Nếu bạn cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng lại chưa có thời
gian, hãy gửi một e-mail cho người gửi, thông báo bạn đã nhận được
e-mail của họ, đồng thời cho biết thời gian bạn sẽ trả lời họ một cách
chính thức.
Khi không thể check e-mail trong một ngày hay nhiều hơn, bạn cần
thiết lập chế độ gửi e-mail trả lời tự động để thông báo bạn tạm thời
không có trong văn phòng.
Không có nhận xét nào: